NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE W SKRÓCIE
Rekrutacja na wyjazdy na studia odbywa się na wydziałach.
Szczegółowe informacje można uzyskać u Koordynatorów Wydziałowych/Instytutowych oraz na stronach internetowych poszczególnych wydziałów.
Przed wyjazdem:
- po zakwalifikowaniu na wyjazd należy przejść proces aplikacji do uczelni partnerskiej. Zazwyczaj uczelnie partnerskie wysyłają bezpośrednio do studenta informacje na temat obowiązującej procedury aplikacyjnej. Jeżeli tak się nie stanie - informacji należy szukać na stronie internetowej danej uczelni. Należy pamiętać, aby nie przekroczyć terminu aplikowania, który każda uczelnia określa indywidualnie.
- przygotuj Learning Agreement (jest on zazwyczaj wymagany już podczas aplikowania do uczelni partnerskiej) i uzyskaj na nim wszystkie wymagane podpisy.
- zgłoś się do Biura Erasmusa z wypełnionym formularzem zaświadczenie do NFZ w celu uzyskania podpisu. Potrzebne jest to do otrzymania Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. Należy to zrobić przed podpisaniem umowy.
- wykup ubezpieczenie od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków, obowiązujące na terenie kraju, do którego się wybierasz (np. Euro 26, ISIC lub inne);
- dostarcz potwierdzenie o zakwalifikowaniu z uczelni, do której się wybierasz z dokładnymi datami pobytu;
- umów się z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem na podpisanie umowy i odbiór stypendium;
- wypełnij test językowy on-line w systemie OLS (dotyczy osób, które studia za granicą będą odbywały w języku angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, włoskim lub niderlandzkim).
Przed powrotem:
- upewnij się, że zostały podpisane wszystkie potrzebne dokumenty:
- Learning Agreement - podpisywany przed wyjazdem; powinien zawierać podpisy studenta, uczelni macierzystej i uczelni partnerskiej; ORYGINAŁ - powinien ostatecznie znaleźć się w dziekanacie, do Biura Erasmusa dostarczamy kopię potwierdzoną przez dziekanat za zgodność z oryginałem;
- Changes to Learning Agreement - tworzysz ten dokument jeżeli dokonujesz jakichkolwiek zmian w programie zajęć - dodajesz lub rezygnujesz z przedmiotów; również musi zostać podpisany przez 3 strony - studenta, uczelnię macierzystą, uczelnię partnerską; ORYGINAŁ - powinien ostatecznie znaleźć się w dziekanacie, do Biura Erasmusa dostarczamy kopię potwierdzoną przez dziekanat za zgodność z oryginałem;
- Transcript of Records - wykaz zaliczeń uzyskanych na wymianie wraz z ocenami; powinien zawierać podpis uczelni partnerskiej; ORYGINAŁ - powinien ostatecznie znaleźć się w dziekanacie, do Biura Erasmusa dostarczamy kopię potwierdzoną przez dziekanat za zgodność z oryginałem;
- Poświadczenie pobytu - Letter of Confirmation lub inny dokument zawierający dokładne daty pobytu na stypendium, potrzebny do rozliczenia finansowego; ORYGINAŁ - dostarczamy do Biura Erasmusa.
Po powrocie:
- masz miesiąc na rozliczenie się z wyjazdu - dostarczenie wszystkich wymaganych dokumentów oraz wypełnienie raportu on-line i końcowego testu językowego.
WAŻNE INFORMACJE:
Dokument poświadczający pobyt nie może być wystawiony z datą wcześniejszą niż 3 dni przed datą zakończenia stypendium (dokument wystawiony wcześniej jest uznawany za nieważny).
Liczba oraz nazwy przedmiotów, zawartych w Wykazie Zaliczeń (Transcript of Records) musi zgadzać się z tym, co zostało ustalone w LA i Changes!!!
Wypełnienie raportu on-line jest warunkiem koniecznym do rozliczenia wyjazdu - brak ankiety może skutkować koniecznością zwrotu całości stypendium.
Szczegółowe informacje dotyczące obliczania długości pobytu znajdują się w Zasadach finansowych wyjazdów.
Jeżeli ubiegasz się o zwrot kosztów podróży (ze środków wydziału), musisz mieć oryginalny bilet, na którym jest cena (w przypadku podróży pociągiem lub autobusem) lub fakturę wystawioną na Uniwersytet w Białymstoku (w przypadku biletów lotniczych).
Przedłużanie pobytu
Studenci, którzy chcą ubiegać się o przedłużenie pobytu muszą dostarczyć do Działu Współpracy Międzynarodowej zgodę na przedłużenie z Uczelni Partnerskiej oraz wydziału macierzystego (w tym celu składa się podanie do Dziekana - można to zrobić za pośrednictwem Koordynatora Wydziałowego). Pobierz wzór podania.
Termin składania podań o przedłużenie pobytu upływa 15 grudnia. Stypendium na przedłużenie pobytu zostanie przyznane wg kolejności zgłoszeń, na podstawie dostępności środków przyznanych uczelni z Agencji Narodowej. Osoby, które złożyły wnnioski, ale nie otrzymały dofinansowania z powodu niewystarczających środków, mogą uzyskać dofinansowanie pod warunkiem uzyskania przez uczelnię dodatkowych środków z Agencji Narodowej (decyzja w tej sprawie ogłaszana jest w połowie stycznia).
