Apostille, legalizacja oraz uwierzytelnienie dokumentów do obrotu prawnego z zagranicą (dyplom UwB)

Apostille, legalizacja oraz uwierzytelnienie dokumentów do obrotu prawnego z zagranicą (dyplom UwB)

Czym jest Apostille
Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.
Apostille nadaje się, jeśli dokument ma być użyty za granicą w kraju, który jest stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej z 1961 r. jest dostępny na stronie internetowej.
Dokument poświadczony apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji.

Kto dokonuje Apostille i jakich dokumentów:
Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej
– dyplomu ukończenia studiów oraz suplementu do dyplomu,
– odpisu dyplomu ukończenia studiów oraz odpis suplementu do dyplomu w języku obcym,
– duplikatu dyplomu ukończenia studiów oraz suplementu do dyplomu,
– zaświadczenia o ukończeniu studiów,
– świadectwa ukończenia studiów podyplomowych. 

Więcej informacji o procedurze Apostille na stronie NAWA

https://nawa.gov.pl/apostille-i-legalizacja/jak-uzyskac-apostille

Czym jest legalizacja
Legalizacja to również poświadczenie, że dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą.
Legalizacji dokonuje się, jeśli dokument ma być przeznaczony do obrotu prawnego w kraju, który nie jest stroną konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych.

Więcej informacji o procedurze legalizacji dokumentu na stronie NAWA

https://nawa.gov.pl/apostille-i-legalizacja/jak-uzyskac-legalizacje

Uwaga:
Po uwierzytelnieniu dokumentu w NAWA można wnioskować o legalizację dokumentu w Referacie ds. Legalizacji MSZ. Zalegalizowany w MSZ dokument przedstawia się w przedstawicielstwie dyplomatycznym kraju, w którym dokument ma być użyty. Dopiero uzyskanie legalizacji w placówce dyplomatycznej kończy proces uwierzytelnienia dokumentu.

Czym jest uwierzytelnienie
Uwierzytelnienie to poświadczenie oryginału lub odpisu dokumentu przeznaczonego do obrotu prawnego z zagranicą, polegające na stwierdzeniu autentyczności podpisu i funkcji osoby podpisującej dokument lub tożsamości pieczęci urzędowej uczelni, którą jest opatrzony ten dokument.

Kto dokonuje uwierzytelnienia i jakich dokumentów:
Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej
– dyplomu ukończenia studiów oraz suplementu do dyplomu,
– odpisu dyplomu ukończenia studiów oraz odpis suplementu do dyplomu w języku obcym,
– duplikatu dyplomu ukończenia studiów oraz suplementu do dyplomu,
– zaświadczenia o ukończeniu studiów,
– świadectwa ukończenia studiów podyplomowych.

https://nawa.gov.pl/apostille-i-legalizacja/jakie-dokumenty-potwierdza-nawa

Uniwersytet w Białymstoku
– oryginały dokumentów wydawane w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów z wyjątkiem zaświadczenia o ukończeniu studiów.

Na uwierzytelnianych dokumentach umieszcza się:
1) klauzulę w brzmieniu „Stwierdza się autentyczność dokumentu ”,
2) odpowiednio podpis prorektora właściwego do spraw kształcenia, dziekana wydziału, dyrektora instytutu lub filii wraz z imienną pieczątką,
3) pieczęć urzędową (dużą, okrągłą, mokrą),
4) nazwę miejscowości i datę uwierzytelnienia.

Dokumenty wielostronicowe powinny być zszyte i w miejscach zszycia opieczętowane pieczęcią urzędową uczelni (dużą okrągłą mokrą), w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu.
Klauzulę i podpis, o których mowa w punkcie 1 i 2 umieszcza się na ostatniej stronie dokumentu na dole lub w innym miejscu tak, aby możliwe było odczytanie treści dokumentu.

Uwierzytelniania dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą:
– w przypadku dokumentów wytworzonych do dnia 30 września 2019 r. dokonuje prorektor właściwy do spraw kształcenia,
– w przypadku dokumentów wytworzonych od dnia 1 października 2019 r. dokonuje dziekan wydziału, dyrektor instytutu, dyrektor filii.

Uwaga:
Po uwierzytelnieniu dokumentu można wnioskować o legalizację dokumentu w Referacie ds. Legalizacji MSZ. Zalegalizowany w MSZ dokument przedstawia się w przedstawicielstwie dyplomatycznym kraju, w którym dokument ma być użyty. Dopiero uzyskanie legalizacji w placówce dyplomatycznej kończy proces uwierzytelnienia dokumentu.

Linki
https://nawa.gov.pl/apostille-i-legalizacja/jak-uzyskac-apostille
https://nawa.gov.pl/apostille-i-legalizacja/jak-uzyskac-legalizacje
 

Pliki do pobrania
Zarządzenie nr 18 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 2 marca 2021 r. w sprawie zasad i trybu uwierzytelniania oraz poświadczania dokumentów w Uniwersytecie w Białymstoku pdf