Organizacje Studenckie i Organizacje Doktorantów w Uniwersytecie w Białymstoku

Organizacje studenckie i organizacje doktorantów to przestrzeń do rozwijania zainteresowań, realizacji projektów i budowania społeczności akademickiej. Ich działalność powinna służyć realizacji celów naukowych, edukacyjnych, społecznych, kulturalnych, sportowych lub artystycznych oraz wspierać rozwój społeczności akademickiej Uniwersytetu w Białymstoku.

Zasady rejestracji, finansowania i nadzoru nad organizacjami określa Zarządzenie nr 60 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 25 września 2026 r. w sprawie funkcjonowania organizacji studenckich i organizacji doktorantów w Uniwersytecie w Białymstoku.

📅 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2026 r. 

📎 Zarządzenie nr 60 wraz z załącznikami (BIP UwB):
https://bip.uwb.edu.pl/uwb/akty-prawne-uwb/2026/zarzadzenia-rektora/29109,Zarzadzenie-nr-60-Rektora-Uniwersytetu-w-Bialymstoku-z-dnia-25-wrzesnia-2026-r-w.html

⚠️ Ważne dla organizacji już działających
Organizacje działające obecnie na Uniwersytecie w Białymstoku mają czas do 28 lutego 2027 r. na:

✅ dostosowanie swoich regulacji (regulaminu) do przepisów Zarządzenia nr 60,
✅ dostarczenie aktualnych dokumentów: regulaminu organizacji, listy członków wraz z oświadczeniami RODO, składu organów organizacji, oświadczenia opiekuna oraz opinii kierownika jednostki organizacyjnej (jeśli dotyczy),
✅ dostosowanie nazwy organizacji – nazwa nie może zawierać zwrotu „Uniwersytet w Białymstoku” ani skrótu „UwB”.

1. Najważniejsze informacje ogólne

• Organizacje prowadzą działalność zgodnie z przepisami prawa, Statutem UwB, Zarządzeniem nr 60, innymi wewnętrznymi aktami prawnymi uczelni oraz własnym regulaminem.
• Nadzór nad działalnością organizacji sprawuje Rektor.
• Organizacje nie posiadają osobowości prawnej.
• Rejestr organizacji prowadzi Dział Spraw Studentów i Doktorantów.
• Organizacje mogą zrzeszać studentów i/lub doktorantów Uniwersytetu.

2. Jak założyć organizację? – krok po kroku

KROK 1 – Zbierz zespół i znajdź opiekuna

Każda organizacja działa pod opieką opiekuna, którym może być wyłącznie nauczyciel akademicki zatrudniony w UwB na podstawie umowy o pracę. Objęcie funkcji opiekuna wymaga zgody kierownika jednostki organizacyjnej.

KROK 2 – Przygotuj regulamin organizacji

Regulamin musi określać w szczególności:

• nazwę organizacji – nie może wprowadzać w błąd co do charakteru, celów lub powiązań organizacji i nie może zawierać zwrotu „Uniwersytet w Białymstoku” ani skrótu „UwB”,
• cele i zakres działalności,
• siedzibę organizacji lub jednostkę organizacyjną, przy której działa,
• zasady nabywania i utraty członkostwa,
• prawa i obowiązki członków,
• strukturę organizacyjną,
• sposób wyboru i odwoływania władz,
• zasady reprezentacji organizacji,
• tryb podejmowania uchwał,
• zasady dokonywania zmian regulaminu,
• zasady rozwiązania organizacji.

KROK 3 – Zorganizuj zebranie założycielskie

Podczas zebrania należy wybrać władze organizacji i sporządzić protokół z zebrania założycielskiego.

KROK 4 – Skompletuj dokumenty

KROK 5 – Złóż dokumenty

Komplet dokumentów składa się w wersji papierowej do Prorektora ds. Studentów i Doktorantów za pośrednictwem Działu Spraw Studentów i Doktorantów.

Grafika wygenerowane przy pomocy AI

3. Rejestracja organizacji

ℹ️ Dlaczego wpis jest ważny?
Dopiero wpis do rejestru uprawnia organizację m.in. do ubiegania się o finansowanie ze środków publicznych będących w dyspozycji Uniwersytetu oraz do korzystania z infrastruktury uczelni.

Rejestr organizacji zawiera m.in.: nazwę i rodzaj organizacji, jednostkę organizacyjną (lub informację o charakterze ogólnouczelnianym), datę wpisu, dane osób pełniących funkcje w organie organizacji i opiekuna (imię, nazwisko, adres e-mail w domenie UwB), informacje o zmianach oraz o zawieszeniu lub zakończeniu działalności.

4. Zmiana danych organizacji

Organizacja ma obowiązek zgłaszać wszelkie zmiany w terminie 14 dni od dnia ich zaistnienia, składając Wniosek o zmianę danych organizacji (Załącznik nr 2).

Obowiązek dotyczy w szczególności zmiany:

• nazwy organizacji,
• regulaminu organizacji,
• składu organów organizacji,
• członków organizacji (przyjęcie nowych lub wykreślenie członka),
• opiekuna organizacji,
• jednostki organizacyjnej, przy której organizacja działa,
• danych kontaktowych.

Do wniosku należy dołączyć dokumenty potwierdzające zmianę (np. zmieniony regulamin, protokół lub uchwałę o zmianie władz, aktualną listę członków z oświadczeniami RODO nowych członków, oświadczenie nowego opiekuna).

5. Prawa i obowiązki organizacji

6. Opiekun organizacji
Opiekun sprawuje opiekę merytoryczną nad organizacją. Do jego zadań należy w szczególności:

• wspieranie organizacji w realizacji jej celów,
• opiniowanie zmian regulaminu organizacji,
• konsultowanie planowanych przedsięwzięć oraz weryfikacja prawidłowości i zgodności z prawem regulaminów organizowanych wydarzeń (o ile regulamin jest wymagany),
• weryfikacja i zatwierdzanie sprawozdań organizacji.

Zmiana opiekuna możliwa jest na pisemny wniosek organizacji lub opiekuna. W przypadku zaprzestania pełnienia funkcji przez opiekuna organizacja musi wskazać nowego opiekuna w terminie 14 dni – na formularzu zmiany danych (Załącznik nr 2).

7. Finansowanie działalności
Skąd można pozyskać środki?

• ze źródeł pozostających w dyspozycji Rektora lub kierownika jednostki organizacyjnej,
• z subwencji przyznanej przez Rektora Samorządowi Studentów i Samorządowi Doktorantów,
• od instytucji publicznych, podmiotów gospodarczych, fundacji, stowarzyszeń i innych podmiotów.

Zasady wydatkowania środków:

• Środki mogą być przeznaczone wyłącznie na realizację celów i zadań organizacji, zgodnie z decyzją o ich przyznaniu.
• ❌ Organizacje nie mogą samodzielnie zaciągać zobowiązań finansowych ani zawierać umów w imieniu Uniwersytetu.
• Zmiana przeznaczenia środków wymaga zgody dysponenta środków.
• Niewykorzystane środki podlegają zwrotowi na zasadach określonych przez dysponenta.
• Środki podlegają rozliczeniu zgodnie z zasadami obowiązującymi w UwB.

⚠️ BARDZO WAŻNE: Planowane wydatki finansowane ze środków Uniwersytetu należy uzgodnić z osobą odpowiedzialną za kontrolę finansów jednostki lub z dysponentem środków PRZED zakupem towarów lub zamówieniem usług. Niedochowanie tego obowiązku może skutkować odmową finansowania lub rozliczenia wydatku.

8. Sprawozdawczość

Organizacja składa sprawozdanie do Działu Spraw Studentów i Doktorantów na formularzu stanowiącym Załącznik nr 4.

Sprawozdanie zawiera:

• część merytoryczną – zrealizowane przedsięwzięcia, osiągnięcia członków, współpracę z jednostkami UwB i podmiotami zewnętrznymi, liczbę członków,
• część finansową (wypełniają organizacje, które otrzymały środki z UwB) – zestawienie przyznanych środków, wykaz wydatków, wynik finansowy.

Sprawozdanie podpisują osoby uprawnione do reprezentowania organizacji oraz opiekun organizacji.

W przypadku braków formalnych lub merytorycznych organizacja ma 14 dni na ich usunięcie. Niezłożenie sprawozdania w terminie lub nieusunięcie braków może skutkować ograniczeniem uprawnień organizacji.

9. Ograniczenie uprawnień i rozwiązanie organizacji

Ograniczenie uprawnień

Prorektor ds. Studentów i Doktorantów może ograniczyć uprawnienia organizacji z własnej inicjatywy lub na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej, kierownika Działu Spraw Studentów i Doktorantów, opiekuna organizacji, Samorządu Studentów lub Samorządu Doktorantów UwB.

Przyczyny ograniczenia:

• niezłożenie sprawozdania w terminie,
• brak działalności przez co najmniej jeden rok akademicki,
• naruszenie przepisów obowiązujących w Uniwersytecie,
• działanie godzące w dobre imię Uniwersytetu.

Przed podjęciem decyzji organizacja jest wzywana do złożenia wyjaśnień w terminie 14 dni. Ograniczenie następuje na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy.

W tym czasie organizacja nie może:

• ubiegać się o środki finansowe,
• organizować wydarzeń w imieniu Uniwersytetu,
• korzystać z pomieszczeń, infrastruktury i mienia UwB (chyba że zgodę wyrazi kierownik jednostki organizacyjnej).

Po ustaniu przyczyn ograniczenia organ organizacji lub opiekun może złożyć do Prorektora wniosek o ponowne nabycie uprawnień.

Rozwiązanie organizacji

• Decyzją administracyjną Rektora – w przypadku rażącego lub uporczywego naruszania przepisów prawa, Statutu UwB, regulaminu studiów, regulaminu Szkoły Doktorskiej, innych aktów wewnętrznych uczelni lub regulaminu organizacji. Postępowanie wszczynane jest z urzędu na zasadach Kodeksu postępowania administracyjnego.
• Uchwałą właściwego organu organizacji – w trybie określonym w jej regulaminie. Organizacja zostaje wykreślona z rejestru z dniem wskazanym w uchwale (lub z dniem jej podjęcia), bez konieczności wydawania decyzji administracyjnej.

10. Ochrona danych osobowych

Administratorem danych osobowych członków organizacji oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z działalnością organizacji, jest Uniwersytet w Białymstoku. Dane przetwarzane są zgodnie z RODO oraz wewnętrznymi aktami prawnymi UwB. Klauzula informacyjna dostępna jest na stronie internetowej uczelni.

Oświadczenie członka organizacji o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych 
– Załącznik 

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych członków organizacji – Załącznik

📎 Dokumenty do pobrania

📞 Kontakt

Dział Spraw Studentów i Doktorantów
Sekcja Organizacji Studenckich i Doktoranckich oraz Toku Studiów
Uniwersytet w Białymstoku
ul. Świerkowa 20B (budynek Rektoratu)
📧 e-mail: pokój 16, 19
📞 telefon: 85-745-72-38, 85-745-71-11