💰 Pozyskiwanie i rozliczanie środków

📌 Dofinansowanie — PS / RUSD / Rektor

I. Złożenie wniosku o przyznanie środków finansowych

🔷 Do Parlamentu Studenckiego

⚠️ Ważne!

✅ Podmiotami uprawnionymi do złożenia wniosku o przyznanie dotacji są:
a) Wydziałowe Rady Samorządu Studenckiego,
b) Rady Mieszkańców,
c) Organizacje studenckie,
d) Koła naukowe.

✅ Wniosek, w formie elektronicznej, wypełnia osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu wnioskującego.

✅ Osoby składające wniosek, zapraszane są na posiedzenie Prezydium, na którym przedstawią swoje projekty.

✅ Informacja o przyznaniu bądź odmowie przyznania dotacji przekazywana jest mailowo wnioskodawcy.

✅ Podmiot otrzymujący dotacje zobligowany jest do realizacji dotowanego przedsięwzięcia zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

✅ Rozliczenia z wydatkowanych środków, zgodnie z przepisami obowiązującymi na Uniwersytecie, dokonuje osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu.

✅ W ciągu 30 dni od zakończenia przedsięwzięcia, podmiot przedstawia sprawozdanie Prezydium.

⚠️ W przypadku niedopełnienia przez podmiot otrzymujący dotację obowiązków wynikających z Regulaminu przyznawania dotacji przez Parlament Studencki, Prezydium może, w drodze uchwały, zawiesić prawo danego podmiotu do składania kolejnych wniosków o przyznanie dotacji na okres do 12 miesięcy.

🔷 Do Rady Uczelnianej Samorządu Doktorantów

📥 wzór wniosku do pobrania [ (...) ]

⚠️ Ważne!

✅ Do wniosku należy dołączyć dodatkowe informacje o wnioskowanym zadaniu w formie załączników.

✅ Wypełniony wniosek należy wysłać drogą elektroniczną, na e-mail dofinansowanie.rusd.uwb@gmail.com, co najmniej 40 dni przed terminem realizacji zadania i 7 dni przed zebraniem RUSD.

✅ Podpisany oryginał wniosku wraz z załącznikami (w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach) należy dostarczyć na posiedzenie RUSD (termin posiedzenia zostanie wysłany mailem, a dodatkowo informacje o zebraniu zostaną umieszczone w zakładce - Aktualności oraz na stronie RUSD na FB.

✅ Wniosek zostanie rozpatrzony na najbliższym posiedzeniu RUSD.

✅ O decyzji dofinansowania zadania przez RUSD można dowiedzieć się na posiedzeniu RUSD.

❌ RUSD nie dofinansowuje zadań, które się odbyły.

❌ Od decyzji RUSD nie przysługuje odwołanie.

🔷 Do Rektora UwB

⚠️ Ważne!

✅ Złożenie podania o przyznanie środków finansowych do Rektora UwB za pośrednictwem sekretariatu Rektora.

II. Dostarczenie zgłoszenia do akceptacji Prorektora ds. studentów i doktorantów

za pośrednictwem Działu Nauki

📥 Druk zgłoszenie konferencji [ (...) ]

⚠️ Ważne!

⏰ Zgłoszenie powinno być złożone 14 DNI PRZED rozpoczęciem działań związanych z organizacją imprezy.

✅ Zgłoszenie powinno posiadać wymagane podpisy i pieczątki.

✅ Zaakceptowane przez Prorektora zgłoszenie stanowi podstawę realizacji zobowiązań finansowych związanych z imprezą.

⚠️ Niedostosowanie się do wyżej wymienionych procedur może skutkować niezaakceptowaniem/odwołaniem wydarzenia.

III. Konsultacja z Działem Spraw Studentów i Doktorantów

Sekcja Organizacji Studenckich i Doktoranckich oraz Toku Studiów

⚠️ Ważne!

✅ Wszelkie wydatki finansowane ze środków Parlamentu Studenckiego, Rady Uczelnianej Samorządu Doktorantów oraz Rektora UwB muszą zostać zatwierdzone przez Pracownika Działu Spraw Studentów i Doktorantów – Sekcji Organizacji Studenckich i Doktoranckich oraz Toku Studiów (pokój 16).

✅ Podstawą rozliczenia środków jest zatwierdzenie wydatków przez Pracownika Działu Spraw Studentów i Doktorantów – Sekcji Organizacji Studenckich i Doktoranckich oraz Toku Studiów.

⏰ Konsultacja w sprawie wydatkowanych środków musi odbyć się PRZED zakupem towarów bądź zamówieniem usługi.

⚠️ Niedostosowanie się do wyżej wymienionych procedur może skutkować wycofaniem dofinansowania.

🛒 Zakup materiałów biurowych i papierniczych może być realizowany wyłącznie w firmie, która podpisała umowę z Uniwersytetem w Białymstoku. Zakup materiałów należy dokonać wyłącznie w firmach z którymi Uniwersytet w Białymstoku ma podpisaną umowę za pośrednictwem i zgodą Działu Spraw Studentów i Doktorantów. Aktualna lista dostępna na stronie:
🔗 https://uwb.edu.pl/umowy-ogolnouczelniane

IV. Rozliczenie wydarzenia

💳 Formy wykorzystywania przyznanych środków finansowych poprzez:

• faktury przelewowe;
• faktury gotówkowe;
• zaliczka (środki finansowe w ramach zaliczki mogą zostać pobrane wyłącznie przez osobę upoważnioną przez dziekana wydziału/dyrektora instytutu do pobierania zaliczek w jednostce macierzystej).

🧾 Rozliczenie faktury

W celu rozliczenia wydarzenia należy przedłożyć faktury lub rachunki wystawione na adres jednostki centralnej:

🏛️ Uniwersytet w Białymstoku
ul. Świerkowa 20 B
15-328 Białystok
NIP: 542-23-83-747

Faktury należy dostarczyć do Działu Spraw Studentów i Doktorantów - Sekcji Organizacji Studenckich i Doktoranckich oraz Toku Studiów.

Rozliczenia faktury może dokonać wyłącznie student/doktorant bądź pracownik Uniwersytetu w Białymstoku.

Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się opis:

1. co zostało zakupione,
2. w jakim celu dokonano zakupu,
3. określenie źródła pokrycia kosztów,
4. w przypadku faktur opłaconych gotówką bądź przelewem - imię i nazwisko studenta/doktoranta bądź pracownika UwB, który dokonał zakupu, wydział, numer albumu, numer konta.

📎 Dodatkowe dokumenty

📄 Przy rozliczaniu faktur opłaconych należy wypełnić druk - Rozliczenie zaliczki (dostępny w Sekcji Organizacji Studenckich i Doktoranckich oraz Toku Studiów).

📄 Przy rozliczaniu faktur opłaconych przelewem należy dostarczyć potwierdzenie wykonania przelewu ze swojego konta.

📄 Przy rozliczaniu faktury za zakup przedmiotów materialnych należy udostępnić przedmiot do wglądu dla Pracownika Działu Spraw Studentów i Doktorantów bądź dostarczyć zdjęcia zakupionych materiałów/przedmiotu.

📄 Przy zakupie nagród rzeczowych organizator zobowiązany jest do zebrania dodatkowych danych od osób obdarowanych (druk dostępny w Sekcji Organizacji Studenckich i Doktoranckich oraz Toku Studiów).

📄 Przy rozliczaniu faktury za udział w konferencji należy dostarczyć potwierdzenie uczestnictwa (np. otrzymany certyfikat).

⏰ Faktury do opłacenia przez UwB należy dostarczyć minimum 7 dni przed upływem terminu płatności.

⏰ Rozliczenie kosztów imprezy powinno być dostarczone Kwesturze przez organizatora w ciągu jednego miesiąca od daty zakończenia imprezy.

💵 Rozliczenie zaliczki

W celu rozliczenia zaliczki należy przedłożyć faktury lub rachunki wystawione na adres jednostki centralnej:

🏛️ Uniwersytet w Białymstoku
ul. Świerkowa 20 B
15-328 Białystok
NIP: 542-23-83-747

Na odwrocie dokumentu powinien znajdować się opis:

1. co zostało zakupione,
2. w jakim celu dokonano zakupu,
3. określenie źródła pokrycia kosztów,
4. imię i nazwisko osoby, która dokonała zakupu, wydział, numer albumu.

⏰ Rozliczenia zaliczki należy dokonać w ciągu 30 dni od jej pobrania.

🚆 Rozliczenie delegacji

Wydelegowanemu przez uczelnię studentowi/doktorantowi w sprawach dotyczących działalności dydaktycznej, naukowej, badawczej, studenckiej oraz w sprawach ogólnouczelnianych, przysługuje dieta oraz zwrot kosztów podróży.

Kto wydaje polecenie wyjazdu:

⏰ Rozliczenie kosztów podróży musi być dokonane w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Do rozliczenia podróży należy dołączyć, np. rachunki (faktura imienna za nocleg, jeżeli nocleg został opłacony ze środków własnych), bilety dokumentujące przejazd środkami komunikacji zamiejscowej, które potwierdzają poszczególne wydatki, nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami oraz pismo potwierdzające finansowanie wyjazdu przez Rektora, PS lub RUSD.

📄 W przypadku zagubienia lub zatracenia dokumentu niezbędnego do rozliczenia kosztów podróży, student/doktorant jest zobowiązany złożyć pisemne oświadczenie wyjaśniające przyczyny braku dokumentu (Dostępne w Dziale Spraw Studentów i Doktorantów - Sekcji Organizacji Studenckich i Doktoranckich oraz Toku Studiów).

📌 Dofinansowanie — Dziekan

📋 Wszelkie informacje oraz dokumenty dostępne na Wydziałach Uniwersytetu w Białymstoku.

Rozliczenie środków przyznanych przez Dziekana student rozlicza na Wydziale.