Goście zagraniczni

Każdy przyjazd gościa zagranicznego do jednostki Uniwersytetu w Białymstoku powinien być zgłoszony przez daną jednostkę do Działu Współpracy Międzynarodowej, co szczegółowo określa Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 63 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 29 września 2025 r. - Regulamin przyjmowania, finansowania i rozliczania kosztów pobytu gości zagranicznych w Uniwersytecie w Białymstoku. 

Wszystkie przyjazdy realizowane w ramach obowiązujących projektów oraz umów międzynarodowych podpisanych przez Uniwersytet w Białymstoku z zagranicznymi uczelniami wchodzą w skład sprawozdania w systemie POL-on.  

Procedura zgłoszenia Gościa zagranicznego:

1. Zapoznanie się z powyższym dokumentem (w szczególności punktem 2 i 3 Załącznika nr 1), który opisuje kto w rozumieniu przepisów jest Gościem zagranicznym, a kto nie kwalifikuje się do zgłoszenia.
2. Złożenie kompletnie wypełnionego Wniosku, umieszczonego poniżej i wysłanie go w EZD do akceptacji kierownika przyjmującej jednostki. Każdy gość zarejestrowany przez osobę zgłaszającą powinien otrzymać indywidualny numer sprawy. Po uzyskaniu akceptacji należy przesłać wniosek do Działu Współpracy Międzynarodowej, który zatwierdza i przekazuje wniosek do Działu Finansowego.
3. W przypadku finansowania przez jednostkę zapraszającą kosztów związanych z przyjazdem i/lub pobytem gościa, konieczne jest wskazanie źródła płatności z akceptacją osoby odpowiedzialnej za wydatki ze wskazanego źródła.
4. Rozliczenie kosztów pobytu Gościa zagranicznego odbywa się poprzez uzupełnienie wymaganych dokumentów, umieszczonych poniżej i dostarczenie ich do Działu Finansowego za pośrednictwem systemu EZD nie później niż 14 dni od daty wyjazdu gościa zagranicznego.
5. Podpisanie przez Gościa zagranicznego Klauzuli RODO  niezwłocznie po przyjeździe.

 Procedura wystawiania wszelkich zaliczek na poczet przyjazdu gości zagranicznych uregulowana jest Zarządzeniem nr 54 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 30 czerwca 2020 r. w sprawie Instrukcji obiegu dokumentów księgowych Uniwersytetu w Białymstoku